Jenis - jenis dokumen, Beserta Definisi

Jenis - jenis dokumen

Dokumen

Apa itu Dokumen?

Dokumen secara harfiah bisa diartikan sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. Namun secara fisik dalam dunia ekonomi praktis, dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan. Secara lebih luas, semua data-data yang dikumpulkan baik secara digital, lisan, maupun tertulis bisa dikategorikan sebagai dokumen.

Dalam Kamus Kepegawaian Dokumen dapat diartikan sebagai semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, atau untuk disebarkan.

Fungsi Dokumen

Digunakan untuk mencari informasi yang isinya terkait dengan isi dokumen dari beberapa pihak yang mencari dan membutuhkannya. … Merupakan sebuah alat bukti mengenai sebuah keterangan suatu jenis dokumen. Digunakan sebagai alternatif penyimpanan dan penyelamatan fisik dari sebuah dokumen.

Jenis - jenis dokumen berdasarkan kepentingannya

• Dokumen pribadi: dokumen menyangkut kepentingan pribadi perorangan.

  Contohnya: KTP, ijazah, akta lahir, paspor)

• Dokumen niaga: dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Dokumen niaga berupa surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran.

  Contohnya: cek, obligasi, packing list, faktur, kuitansi, surat pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.

• Dokumen sejarah: dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

  Contoh: fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi.

• Dokumen pemerintah: dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan dari suatu pemerintahan. Jenis dokumen ini digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan.

  Contohnya: Keputusan Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerjasama antar Negara.

Jenis dokumen berdasarkan fungsinya

• Dokumen dinamis: dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
• Dokumen statis: dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam proses pekerjaan kantor.

Jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

• Dokumen literer: dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contohnya buku, majalah dan film.
• Dokumen korporil: dokumen yang berupa benda sejarah, biasanya dikumpulkan di dalam museum. Contohnya arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
• Dokumen privat: dokumen yang berupa surat atau arsip, disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Contohnya surat dinas, surat berharga, surat niaga, surat tanda bukti dan laporan.

Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya

Ditinjau dari nilai kegunaanya, dokumen dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

• Nilai Penerangan, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
• Nilai perdagangan, merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.
• Nilai yuridis, merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.
• Nilai historis, adalah surat-surat berharga yang dapat dijadikan alat pembuktian peristiwa penting peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu.

Dokumen Ditinjau dari Sumbernya

Berdasarkan sumbernya dokumen dibedakan menjadi lima yaitu,

• Dokumen yang bersumber dari pemerintah, misalnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan pemerintah.
• Dokumen yang bersumber dari swasta yang memiliki kekuatan hukum, misalnya akta notaris, visum dokter.
• Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, misalnya surat perjanjian, surat kontrak.
• Aktivasi lembaga persurat kabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaledoskop.
• Perseorangan, misalnya koleksi keramik Adam Malik.

Dokumen ditinjau dari fungsinya

Ditinjau dari fungsinya, dokumen dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

• Dokumen dinamis, adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat dibedakan atas: Dokumen Aktif, Dokumen semi Aktif, Dokumen in Aktif.
• Dokumen statis, adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

Dokumen ditinjau dari penelitian

Ditinjau dari penelitian, dokuemn dibedakan menjadi tiga macam yakni:

• Dokumen primer, adalah dokumen yang berisi informasi penelitan langsung dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.
• Dokumen sekunder, merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.
• Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan liteartur, dan bibliografi.

Dokumen ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya

Ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

• Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku-buku, majalah, koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, monografi. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda.
• Dokumen korporal, merupakan dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno. Contohnya: keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, batu bersurat, candi, film dokumenter. Dokumen korporal disimpan dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
• Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam ilmu kearsipan. Contohnya adalah: dokumentasi sejarah seperti: UUD 45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Dokumen niaga, Dokumen pribadi.