Tugas Resepsionis dan Tanggung Jawabnya

Tiap kantor atau hotel tentunya mempunyai sisi resepsionis. Sesuai namanya, resepsionis ialah orang dengan tugas terima tamu yang tiba ke kantor atau hotel. Walau kadang tugas resepsionis kelihatan remeh, sebetulnya tugas ini sangat penting. Karena, kamu harus berperanan sebagai sisi paling depan dan pertama yang hendak dijumpai tamu.

Automatis, kamu harus menjadi “muka” dan representasi pertama dari kantor tempatmu bekerja. Jika kamu tertarik bekerja di status ini, berikut sejumlah tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis. Terima dan menyongsong tamu Tugas resepsionis yang paling penting ialah terima dan menyongsong tamu.

kelihatannya memang gampang, tetapi rupanya ada beberapa hal yang perlu jadi perhatian saat terima dan menyongsong tamu. Ada tanggung jawab penting yang perlu kamu kerjakan saat tamu pertama kalinya tiba ke kantor. Pertama, kamu harus dapat arahkan tamu ke mana mereka harus ke arah pertama kalinya masuk ke bangunan kantor.

Kerjakan contact mata dengan tamu sekalian memberinya gerakan yang arahkan mereka ke meja resepsionis. Ke-2 , kamu harus menegur tamu dengan senyuman, sapa, dan salam. Ini akan membuat tamu nyaman hingga membuat kesan-kesan yang bagus. Layani kepentingan tamu Sesudah terima dan menyongsong tamu, tugas resepsionis yang seterusnya yaitu memastikan jika kepentingan tamu terakomodasi secara baik. Untuk resepsionis kantor, tanggung jawab dalam tugas ini untuk memberinya info apa saja yang diperlukan oleh tamu.

Misalkan saja info masalah lowongan pekerjaan, letak ruangan tertentu, akseptasi magang, dan menghadapkan tamu dengan faksi kantor yang ingin dijumpai. Untuk resepsionis hotel, tanggung jawabnya mencakup masalah cek in atau cek out tamu.

Terima panggilan telephone Bukan hanya layani tamu langsung, tanggung jawab resepsionis terkait dengan panggilan masuk yang diperuntukkan untuk seksi lain di kantor. Karena, semua panggilan yang masuk ke kantor biasanya akan ditujukan ke sisi resepsionis saat sebelum capai seksi atau faksi tujuan. Oleh karena itu, sebagai resepsionis, kamu harus dapat menjawab telephone dengan santun dan ramah, memberinya info yang tamu perlukan, melanjutkan panggilan telephone ke seksi tujuan, dan menulis panggilan itu ke logbook administrasi simpel.

Lakukan tugas administrasi simpel Tugas resepsionis mewajibkanmu handal dalam soal administrasi simpel yang terkait dengan aktivitas akseptasi tamu, panggilan telephone, atau pengangkutan paket dan surat. Contoh dari administrasi simpel yang harus terkuasai oleh resepsionis ialah mengurus arsip atau arsip yang masuk, panggilan masuk dan keluar, dan membuat laporan harian secara periodik.

Kamu wajib melakukan tanggung jawab ini di antara lakukan tugas terima tamu. Terima dan melanjutkan paket/surat Walau masalah paket atau surat ini dapat diterima oleh satpam kantor, menjadi tanggung jawab resepsionis untuk melanjutkan paket dan surat ke sisi tujuan atau orang yang mendapatkan kiriman itu. Resepsionis harus memeriksa ulangi apa alamat pengangkutan itu telah betul dan nama yang menerima paket ialah orang yang bekerja di kantor itu. Karena, sering alamat tujuan telah betul, tetapi nama orang dalam pengangkutan tidak bekerja di kantor itu. Oleh karena itu, resepsionis harus pastikan kembali nama dan alamat paket. Bila semua sudah betul, karena itu paket dan surat langsung bisa dikasih ke orang yang diartikan Rupanya tugas resepsionis tidak semudah yang kelihatan, kan? Mereka bukan hanya bekerja menegur dan terima tamu, tetapi juga pastikan tamu memperoleh info yang diperlukan dan kepentingannya tercukupi. Jika kamu merencanakan bekerja di bagian ini, dapat cari info lebih dalam lewat artikel atau pelatihan yang berada di web